O que é um orçamento, e o que não é
Um orçamento é a proposta formal que envia a um cliente: estes produtos, a este preço, nestas condições, até esta data. Quase sempre responde a um pedido de orçamento que chegou por email, por telefone ou através de um comercial.
Não é uma encomenda nem uma fatura. Se o cliente aceitar, envia-lhe uma nota de encomenda que refere o número do seu orçamento, e a fatura vem depois, quando vende. O orçamento não cobra nada, por isso o modelo é escolhido por si. O que não pode faltar são os dados de que o cliente precisa para comparar, decidir e encomendar.
Os campos de um modelo de orçamento
Estes são os campos que qualquer orçamento entre empresas deve ter, pela ordem em que costumam aparecer. Se hoje faz orçamentos a partir de um modelo em Excel ou em Word, compare-o com esta lista: o campo que faltar é o primeiro que o cliente lhe vai perguntar.
| Campo | O que escrever | Para que serve |
|---|---|---|
| Número | Um número sequencial que não se repete, por exemplo ORC-2026-0418. | O cliente refere-o na nota de encomenda, e a sua equipa encontra o orçamento sem procurar no correio. |
| Data e validade | A data de emissão e até quando valem os preços. | Os preços mudam. Sem validade, o cliente pode exigir em março o preço de novembro. |
| Os seus dados | Denominação social, NIF, morada, telefone e email. | O cliente sabe com quem está a tratar e pode registá-lo como fornecedor. |
| Dados do cliente | Denominação social, NIF, nome do contacto e a referência do pedido: a data, a obra ou o projeto. | O orçamento chega a quem o pediu e pode ser associado ao pedido. |
| Linhas | Para cada linha: número, referência, descrição, quantidade e unidade, preço unitário, desconto e valor. | É o que o cliente compara, linha a linha, com os orçamentos de outros fornecedores. |
| Subtotal, IVA e total | O subtotal, o IVA discriminado (a taxa normal no continente é de 23%; os Açores e a Madeira têm taxas próprias) e o total. | Responde antes de ser feita à pergunta de sempre: o preço é com ou sem IVA? |
| Entrega | O prazo de entrega de cada linha, o local de entrega e se os portes estão incluídos. | O cliente planeia a obra ou a produção com essa data. |
| Condições de pagamento | Pronto pagamento, adiantamento ou crédito, e a quantos dias. | Dois orçamentos com o mesmo preço não valem o mesmo se um pede adiantamento e o outro dá 60 dias. |
| Observações | Referências equivalentes, alternativas e o que o orçamento não inclui. | Deixa por escrito como interpretou o pedido. |
| Assinatura | Nome, função e contactos de quem o preparou ou aprovou. | O cliente sabe a quem ligar para encomendar. |
Exemplo de orçamento: cabeçalho e condições
O exemplo é o de uma distribuidora de iluminação que responde a um pedido recebido por email. São todos dados de exemplo, inventados: as empresas, a pessoa, o NIF, as referências e os preços não são reais.
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Número | ORC-2026-0418 |
| Data | 4 de novembro de 2026 |
| Validade | Até 19 de novembro de 2026 (15 dias) |
| Fornecedor | Distribuidora Exemplo, Lda. · NIF 000 000 000 (fictício) |
| Cliente | Construções Amostra, Lda. · NIF 000 000 000 (fictício) |
| Referência | O seu pedido de orçamento por email de 3 de novembro de 2026, obra Armazém Norte |
| Preços | Em euros, acrescidos de IVA à taxa legal. |
| Entrega | Linhas 1 e 2: em stock, 2 dias úteis. Linha 3: 10 dias úteis. No nosso armazém; portes não incluídos. |
| Pagamento | A 30 dias da data da fatura. |
| Observações | Linha 1: pedido «downlight 30 W luz neutra»; orçamentado em 4000 K. Confirmar antes da encomenda. |
| Preparado por | Ana Silva, comercial · vendas@example.com |
Exemplo de orçamento: linhas e totais
Cada valor é a quantidade vezes o preço unitário, menos o desconto da linha. O IVA calcula-se sobre o subtotal e aparece à parte, para que o cliente veja o preço antes e depois do imposto.
| Linha | Referência | Descrição | Quantidade | Preço unitário | Desconto | Valor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | DL-30-840 | Downlight LED 30 W, 4000 K, IP54 | 40 un. | 42,00 € | 10% | 1.512,00 € |
| 2 | PN-6060-40 | Painel LED 60 × 60 cm, 40 W, 4000 K | 12 un. | 36,00 € | — | 432,00 € |
| 3 | KC-RGBW-02 | Kit controlador RGBW com comando | 2 un. | 19,00 € | — | 38,00 € |
| Subtotal | 1.982,00 € | |||||
| IVA 23% | 455,86 € | |||||
| Total | 2.437,86 € |
Os erros que mais vezes fazem um orçamento voltar para trás
Sem validade. Um orçamento sem data-limite deixa-o preso a um preço que talvez já não consiga manter. Indique uma data concreta: «preços sujeitos a alteração sem aviso prévio» não diz ao cliente até quando pode encomendar.
IVA por esclarecer. «42,00 €» pode ser com ou sem IVA. Escreva «preços acrescidos de IVA» e discrimine o imposto nos totais. Se nem todas as linhas têm a mesma taxa (existem também as taxas reduzida e intermédia), indique-a linha a linha; o seu contabilista dir-lhe-á qual se aplica a cada produto.
Uma descrição sem referência, ou a referência do cliente sem a sua. Se lhe pediram um artigo com a referência de outra marca, escreva a sua referência e indique que é a equivalente. Assim a encomenda chega com a sua referência e ninguém tem de adivinhar.
O preço de tabela em vez do preço do cliente. Se esse cliente tem a sua própria tabela de preços ou um desconto acordado, o orçamento deve sair ao preço dele. Corrigir depois custa um telefonema e, às vezes, a venda.
Prometer o que não há. Confirme o stock antes de se comprometer com um prazo. Se uma linha não está em armazém, diga-o no orçamento e indique a data real, como na linha 3 do exemplo.
Um orçamento que só existe em Excel. Se não está no ERP, quando chegar a encomenda alguém tem de voltar a escrever cada linha. Feito no sistema desde o início, o orçamento já tem o seu número, o IVA calculado e o modelo de impressão, e a encomenda de venda nasce dele.
Como responder a tempo a muitos pedidos de orçamento
O modelo é a parte fácil. O tempo vai-se antes: ler o email ou o PDF do cliente, encontrar cada produto no catálogo mesmo quando vem descrito por outras palavras ou com a referência de outra marca, aplicar a tabela de preços dele, confirmar o stock e registar tudo no ERP. Com poucos pedidos por dia faz-se à mão; quando são muitos acumulam-se, e um orçamento lento pode chegar quando o cliente já comprou.
O Ettore faz esse trabalho prévio. Lê o pedido de orçamento que chega à caixa de correio (o texto do email, um PDF, um Excel ou uma imagem), identifica o cliente no ERP, associa cada linha a uma referência do seu catálogo, aplica a tabela de preços desse cliente, confirma o stock e deixa o orçamento em rascunho no ERP. Uma linha de que não tem a certeza é assinalada para uma pessoa, em vez de ser preenchida às escondidas.
O modelo continua a ser o seu, porque o orçamento é criado no seu ERP com o seu número e o seu PDF. Por predefinição, uma pessoa da sua equipa revê-o e aprova-o antes de sair, e a resposta pode ser enviada da mesma caixa de correio por onde chegou o pedido. Hoje está ligado o Odoo; SAP Business One, Microsoft Dynamics e outros ERP a pedido.